Vendredi, 17 h. Vous recopiez dans l’agenda les demandes de la semaine, vous relancez deux clients qui n’ont pas confirmé leur rendez-vous, puis vous préparez trois devis qui ressemblent beaucoup à ceux de la semaine passée. Rien de difficile. Seulement du temps, chaque semaine.
Ces tâches ont un point commun : elles suivent toujours les mêmes étapes. C’est ce qu’une automatisation sait faire. En voici cinq, avec des exemples romands.
Qu’est-ce qu’une automatisation, au juste ?
C’est un enchaînement d’étapes qui se lance tout seul : quand un email arrive, quand un formulaire est rempli, chaque lundi à 7 h. Selon le besoin, je les construis en code sur mesure ou avec un outil comme n8n ou Make. Elles relient vos logiciels entre eux et savent faire appel à l’IA.
L’IA y joue un rôle précis : lire un texte libre, en tirer l’essentiel, rédiger un brouillon. Le reste, ce sont des règles simples. Vos automatisations tournent sur mon infrastructure, et je m’en occupe : vous n’avez rien à installer.
Et si vos demandes se triaient toutes seules ?
Les demandes arrivent par email ou par le formulaire du site, dans le désordre. Une automatisation les lit, les classe et prépare un brouillon de réponse, que vous relisez avant l’envoi.
Pour une régie de Lausanne, cela peut donner des demandes de locataires déjà classées : une panne, une résiliation, une demande de visite. Chacune arrive chez la bonne personne, avec un brouillon prêt.
Le brouillon ne part jamais seul. Vous le relisez, vous le corrigez si besoin, et vous l’envoyez.
Vos devis pourraient-ils se préparer seuls ?
Une demande reçue peut devenir un devis prérempli, que vous n’avez plus qu’à relire. Prenez un menuisier de la Broye. Il reçoit une demande pour une table sur mesure, avec les dimensions, le bois et le délai souhaité. Le devis se prépare avec ses propres tarifs, et il vérifie le prix avant de l’envoyer.
Une fois le travail fait, la facture peut se préparer dans la foulée, avec sa QR-facture. C’est le format suisse qui a remplacé les bulletins de versement : ceux-ci ne sont plus acceptés depuis le 1er octobre 2022. Vous la validez, elle part.
Qui rappelle les rendez-vous à vos clients ?
Vos clients réservent en ligne, et les rappels partent d’eux-mêmes. Un salon de coiffure de Monthey peut envoyer un message la veille de chaque rendez-vous, avec un lien pour déplacer le créneau.
Le même principe sert pour tout ce qui revient à date fixe : l’entretien annuel d’une chaudière, le service d’une voiture, le contrôle d’une installation. Le client reçoit le rappel, et vous n’avez plus à y penser.
Combien de fois saisissez-vous la même information ?
Un nouveau client remplit le formulaire de votre site. Vous le recopiez dans votre carnet d’adresses, puis dans votre logiciel de facturation. Une automatisation fait passer l’information d’un outil à l’autre : saisie une fois, elle suit d’elle-même. Et recopier à la main, c’est aussi laisser passer des erreurs.
Un exemple réel : pour le garage Schwaller, à Ponthaux, j’ai relié ses deux sites à AutoScout24. Les véhicules publiés sur la plateforme s’affichent sur les sites sans seconde saisie, et le stock affiché suit celui d’AutoScout24.
Qui prépare les chiffres de la semaine ?
Chaque lundi matin, une boutique de Fribourg peut recevoir un résumé de la semaine : les ventes, les articles bientôt en rupture, les factures encore ouvertes. Les chiffres se rassemblent d’eux-mêmes dans un rapport prêt à relire.
L’IA peut y ajouter trois lignes de commentaire. Les chiffres, eux, viennent directement de vos outils, sans passer par l’IA.
Combien de temps cela représente-t-il ?
Faites le compte : 2 heures par semaine, sur 46 semaines de travail, cela fait 92 heures par an. À 5 heures par semaine, 230 heures.
Toutes ces heures ne disparaissent pas : il reste à relire et à valider. Mais une partie peut se faire toute seule.
L’audit gratuit fait ce calcul avec vous, à partir de votre propre estimation. La réponse ne sera pas une moyenne : ce sera la vôtre.
Qu’est-ce qui reste entre vos mains ?
Tout ce qui engage votre entreprise. L’automatisation prépare, vous décidez : un email part après votre relecture, une facture après votre validation.
Chaque automatisation que je livre suit les mêmes règles : des droits au plus juste, une validation humaine avant toute action irréversible (envoyer, payer, supprimer), des mots de passe rangés dans un coffre et un journal de ce qui se passe. Pour les données sensibles, j’utilise des modèles d’IA hébergés en Suisse ou en Europe, dans le respect de la nLPD.
Par où commencer ce mois-ci ?
Ce mois-ci, faites trois choses :
- Choisissez une tâche qui revient chaque semaine et suit toujours les mêmes étapes.
- Notez le temps qu’elle vous prend et les outils qu’elle touche : email, agenda, facturation.
- Notez ce qui doit rester validé par vous.
Une tâche simple, avec un déclencheur et deux outils au plus, entre dans la formule Une automatisation : CHF 990.– HT, testée et documentée. Par exemple : la demande du formulaire de votre site devient une tâche dans votre outil de suivi, et le client reçoit un email de confirmation.
Pour plusieurs tâches, le Diagnostic IA en dresse la liste en deux heures, avec un plan écrit et un prix fixe pour la suite : CHF 490.– HT, déduit du projet. Le détail est sur la page automatisation IA pour PME.
Pour estimer vos propres heures, faites votre audit gratuit : la partie sur l’IA et les automatisations fait le calcul. Et si vous préférez en parler, demandez un appel de 20 minutes.
Questions fréquentes
- Faut-il changer de logiciels ?
- Pas forcément. Une automatisation relie les outils que vous avez déjà, s’ils permettent d’échanger leurs données. Le Diagnostic IA le vérifie pour les vôtres.
- Et si l’automatisation se trompe ?
- Ce qui engage l’entreprise attend votre validation, donc une erreur se voit avant de partir. Chaque automatisation est testée et documentée, et le suivi, en option, la surveille et l’ajuste.